Náklady – v nezdatných rukou jistá cesta k neúspěchu, ale v těch správných šikovný doplněk pro přehlednou bilanci Vašeho podnikání. Víme, jaké zdlouhavé umí být evidování nákladů, všechny ty hory bločků a faktur, ať už papírových nebo elektronických. Právě proto naši vývojáři navrhli miniFAKTURU tak, byla zpráva nákladů přehledná, jednoduchá a vždy k dispozici. V dnešním blogu se podíváme blíže právě na to, jak správně zadávat náklady a to jak u počítače v kanceláři, tak i s mobilní aplikací na cestách.
Udržet si přehled o všech Vašich nákladech může být nadlidský úkol a to hlavně, když je člověk příliš líný nebo příliš zaneprázdněný na to, aby tak dělal pravidelně a efektivně. Pokud spadáte do jedné z těchto kategorií, miniFAKTURA je to správné řešení.
Zadávání nákladů v mobilu
Už si nemusíte uchovávat každý jeden bloček zvlášť, jednoduše jej uložte pomocí skeneru dokladů, který je dostupný v miniFAKTUŘE jak pro zařízení iOS tak i pro Android. Vaše naskenované doklady se přenesou na server, abyste je později mohli prohlížet, upravovat a spravovat v online verzi miniFAKTURY.
Otevřete aplikaci miniFAKTURA a zvolte Skener dokladů v hlavním menu. Nyní si můžete zvolit, zda chcete obrázek nahrát z galerie obrázkuů nebo udělat snímek. Zvolte, kterou možnost potřebujete. Zadejte všechny potřebné údaje (název, cena, kategorie) a klikněte na Uložit. Hotovo.
Pokud Vám přicházejí faktury a jiné doklady emailem jako PDF soubory, můžete je od nynějška uložit v miniFAKTUŘE přímo z vaší emailové aplikace. Otevřete email, zvolte emailovou přílohu (delším podržením prstu) a klikněte na „Zkopírovat do: miniFAKTURA“. PDF soubor se odešle do miniFAKTURY, kde zadáte základní informace o dokladu a uložíte.
Stáhněte si mobilní aplikaci miniFAKTURA pro Váš iPhone, iPad nebo Android
Sekce Náklady ve webové verzi
Správa Vašich nákladů pomocí webového rozhraní je pohodlnější a efektivnější. Klikněte na sekci Náklady a vyberte si z nabídky Náklady nebo Opakující se náklady. Pokud jste uložili nějaký doklad pomocí mobilní aplikace, zobrazí se v seznamu dokladů mezi ostatními náklady. Podobně jako v seznamu faktur i zde se zobrazují v přehledu nejdůležitější informace jako např. datum a částka.
Přidali jsme i funkci přepínání náhledu v seznamu položek, kde si můžete zvolit mezi jednoduchým a rozšířeným náhledem. V prvním případě se zobrazí klasický seznam dokladů se základními informacemi o datu, názvu, částce a splatnosti, v druhém případě se zobrazí zkrácený seznam jen s nejdůležitějšími údaji a k tomu okno s náhledem dokladu. V náhledovém okně pak můžete vidět všechny informace o daném nákladu, které jste zadali v mobilní verzi, spolu s přílohou (vyfocený doklad nebo PDF z emailu)
V obou seznamech můžete filtrovat Vaše náklady podle data (tento rok, minulý rok, tento měsíc nebo vlastní výběr), statusu (uhrazené, neuhrazené, po splatnosti) nebo i podle zadané kategorie. Tři možnosti filtrování nákladů Vám umožní mít okamžitý přehled o všech Vašich nákladech.
Sekce Náklady na webové stránce – detailní náhled dokladu
Samozřejmě, že můžete vytvořit vlastní náklad i manuálně a to kliknutím na tlačítko Nový náklad. Vložte vlastní obrázek nebo PDF soubor, zadejte všechny potřebné informace o daném nákladu, uložte a je to. Náklady můžete upravovat, duplikovat a samozřejmě i smazat. Stejně Vás jistě potěší i funkce exportování nákladů: takto si můžete uložit všechny dokumenty do počítače nebo s nimi můžete dále pracovat. V současnosti podporuje miniFAKTURA export do formátu XLS (soubor MS Excel) a CSV (jednoduchá textová tabulka). Stejně můžete exportovat z Vašich nákladů i samotné vložené soubory (obrázky a PDF) do jednoho komprimovaného ZIP souboru. Dejte pozor na to, jak máte nastavený filtr, protože miniFAKTURA Vám vyexportuje jen ty položky, které jsou právě viditelné.
Pokud jste si lépe prohlédli podkategorie v položce Náklady, spatřili jste i sekce Opakující se náklady a Kategorie. V sekci Kategorie můžete, jak již napovídá název, přidávat, editovat a odstraňovat kategorie podle toho, jak to právě potřebujete. V sekci Opakující se náklady zas můžete vytvořit náklad, který má nějakou časovou pravidelnost – např. pronájem kanceláře. MiniFAKTURA automaticky vytvoří v daném časovém období nový náklad místo Vás a to podle toho, jaký časový interval zadáte – týdně, měsíčně, kvartálně či ročně. Toto je ideální funkce pro ty, kteří mají hodně pravidelně se opakujících nákladů, v nichž se nemění cena, ale pouze datum.
Pokud jste ještě neměli čas podívat se důkladněji do sekce Náklady, doporučujeme Vám najít si pár minut a vyzkoušet si všechny funkce. Budete mile překvapeni, jak snadno se dají zpracovávat Vaše výdaje. A pokud byste měli nápad či požadavek, jak bychom mohli vylepšit tuto funkci, budeme rádi, když nám zanecháte komentář nebo nám napíšete na podpora@minifaktura.cz
Ještě nepoužívate miniFAKTURU? Zaregistrujte se a fakturujte s námi v roce 2016 chytře!
